Printpublikation automatisiert erstellen:

Je nach Anforderung und Budget sind verschiedene Szenarien möglich. Einfache Publikationen könnten über ein Web-to-Print-System produziert werden. Mit InDesign-Zusatzmodulen sind schon ziemlich komplexe Umsetzungen möglich, bis hin zur vollautomatischen Erzeugung in einem PIM-System mit integriertem Layoutmodul. Aber welche Voraussetzungen müssen ganz grundsätzlich gegeben sein, um eine Automatisierung anzugehen?

Welche Printprodukte sind für eine Automatisierung geeignet?

Grundsätzlich sind alle Produkte, die eine klare Struktur aufweisen, geeignet. Typische Produkte sind:

• Kataloge
• Preislisten
• Produkteblätter
• Technische Datenblätter
• Geschäftskarten
• und vieles mehr!

Die Datenquelle ist König, manchmal auch Quelle allen Übels …

Als Datenquelle für Ihre Publikation sind diverse Ansätze möglich: ERP- oder PIM-Systeme sind prädestiniert, genauso kommt aber auch ein Web-CMS oder eine simple Excel-Tabelle in Frage.

Oft können datenbankbasierte Systeme direkt abgefragt werden. Wenn dies nicht machbar ist, können die Daten auch über eine exportierte XML- oder Textdatei bereitgestellt werden. Bildmaterial kann direkt via Datenbank oder über eine URL abgefragt werden. Auch hier ist der Weg über einen simplen Export möglich.

Dient eine Excel-Datei als Datenquelle, ist die Gefahr von falsch definierten Datenfeldern ziemlich gross – und damit das Risiko, dass bei der Erzeugung des Layouts Fehler entstehen, die anschliessend manuell ausgebügelt werden müssen. Beim Arbeiten via Excel-Datei müssen die Quelldaten also mit Sorgfalt gepflegt werden.

Ohne Struktur keine Automatisierung

Eine konsistente, klar strukturierte Datenquelle ist die beste Voraussetzung für eine reibungslose Übernahme der Daten. Die Datenübernahme gelingt dann am besten, wenn die Quelle datenbankbasiert ist, denn hier ist die klare Strukur quasi in der Natur der Sache. Häufig wird aus diesen Systemen bereits ein Webshop mit Daten versorgt. Wieso also nicht gleich dieselben Daten für den Aufbau der Print-Layouts benutzen?

Wie oft muss meine Publikation erscheinen, damit sich das Ganze lohnt?

Je öfter die Publikation produziert werden muss, desto höher ist insgesamt die Zeit- und Kostenersparnis. Wenn auf eine einfache Struktur geachtet wird, lohnt sich der initiale Aufwand bereits bei jährlich erscheinenden Publikationen! Für einmalige, umfangreiche Layoutprojekte kann sich ein halbautomatisiertes – und dadurch im initialen Aufwand günstigeres – Vorgehen lohnen.

Welche Voraussetzungen muss mein Layout erfüllen?

Wie kommen nun die strukturierten Daten ins Layout? Die besten Ergebnisse können erzielt werden, wenn schon während des Gestaltungsprozesses auf die spätere Automatisierung Rücksicht genommen wird. Eine einfache Layoutstruktur hilft bei der effizienten Umsetzung enorm! Aber aufgepasst: Ein vereinfachtes Layout darf nicht mit «billig» oder «langweilig» gleichgesetzt werden.

Bei einheitlich gegliederten, «einfachen» Gestaltungskonzepten kann mit überschaubarem Aufwand ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Wenn die Publikation optisch aufwendiger und abwechslungsreicher daherkommen soll, ist ein teilautomatisiertes Vorgehen möglich: Texte und Bilder werden automatisch und (soweit sinnvoll) fertig formatiert auf die Seiten platziert; ein Layouter kann sich danach um die perfekte Optik kümmern.

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