Welche formalen Aspekte Sie bei E-Mails beachten sollten

In dieser Zeile finden sich die Hauptadressaten. Es handelt sich um direkte Ansprechpartner, um Personen, von denen Sie eine Antwort erwarten, denen Sie eine Antwort zukommen lassen oder für die Sie einen Auftrag erfüllen.

In dieser Zeile (Abkürzung für engl. «Carbon copy» = Kohlenpapierkopie; in Anlehnung an den guten alten Durchschlag) führen Sie Empfänger auf, welche die verschickte E-Mail einfach zur Kenntnis nehmen sollen. Von Ihnen wird keine Reaktion erwartet. Denken Sie beim Ausfüllen der Zeile an die Mail-Überflutung und überlegen Sie sich, wer wirklich über Ihre Informationen Bescheid wissen muss.

Nur mit Bedacht und darum restriktiv sollten Sie die Bcc-Zeile (engl. «Blind carbon copy» = Blindkopie) verwenden. Darin aufgeführte Empfängeradressen bleiben im E-Mail-Verkehr verborgen, was ihre Eignung für Massenmails begründet. In der Geschäftskorrespondenz sollten Sie allerdings mit offenen Karten spielen und von Massenversänden absehen.

Ich fülle bei ausgewählten Mails manchmal eine meiner persönlichen Adressen in die Bcc-Zeile ein, um zu kontrollieren, wie das Mail beim Empfänger ankommt.

• In formellen E-Mails verwenden Sie das gebräuchliche «Sehr geehrte/r …».
• Ist man mit dem Adressaten besser vertraut oder gar per Du, passt «Liebe/r …».
• «Guten Tag …» ist eine geeignete Zwischenvariante – weder zu distanziert noch zu persönlich.
• «Guten Morgen …» oder «Guten Abend …» würde ich vermeiden, weil Sie nicht wissen, wann der Empfänger Ihr E-Mail liest.

Halten Sie sich so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Die klassische Dreiteilung «Einleitung, Hauptteil, Abschluss» macht auch hier Sinn. In der Einleitung erläutern Sie die Ausgangslange oder formulieren den Anknüpfungspunkt in einem laufenden Dialog. Der Hauptteil enthält sämtliche neuen Informationen, eventuell auch mit Links. Im Abschluss finden sich die nächsten Schritte, ein Ausblick oder eine Würdigung – je nach Botschaft Ihres Mails.

Standard ist «Freundliche Grüsse». «Mit freundlichen Grüssen» gilt in der Schweiz schon seit Längerem als veraltet. Variationen je nach Verhältnis zum Adressaten sind: «Herzliche Grüsse», «Liebe Grüsse aus der Zentralschweiz» usw.

In der Signatur stehen Ihr Vor- und Nachname in dieser Reihenfolge, die Berufsfunktion, Firma, Adresskoordinaten, Telefonnummer(n), URL der Firmenwebsite. Die E-Mail-Adresse braucht hier nicht aufgeführt zu werden, sie steht ja im Absender. Ein Werbespruch am Schluss mag durchgehen, unterlassen Sie aber langfädige Lobhudeleien. Sie wissen: Faktor Zeit!

Übrigens: In Deutschland gelten für E-Mail-Signaturen im Geschäftsverkehr gesetzliche Vorschriften. Machen Sie sich also kundig, wenn Ihr offizielles Mail die Landesgrenze nach Norden verlässt.