Wie Sie E-Mails professionell in Ihrem Geschäftsalltag einsetzen

E-Mail – der Klassiker der Businesskommunikation

Die Zahlen sind schwindelerregend. Gemäss einer Hochrechnung des Technologie-Marktforschers «The Radicati Group» werden im Jahre 2016 pro Tag weltweit rund 116,4 Milliarden geschäftliche E-Mails versandt bzw. empfangen. Tendenz steigend.

Mögen diese Zahlen auch etwas plakativ daherkommen und womöglich zu hoch gegriffen sein, die Dimensionen zeigen, wie populär E-Mails sind. In der privaten Korrespondenz sind Kurznachrichtendienste wie Whatsapp zwar drauf und dran, dem E-Mail den Rang abzulaufen. Zumal sie auch fähig geworden sind, Dokumente zu versenden. In der Businesskommunikation stehen E-Mails jedoch ungefährdet an der Spitze.

Sachlich bleiben

Dass E-Mails so beliebt sind, heisst noch lange nicht, dass sie auch richtig eingesetzt werden. Die Rolle des Business-E-Mails sollte sich nämlich darauf beschränken, ein Instrument der Informationsvermittlung, der alltäglichen Korrespondenz und – im Rahmen der Kalenderfunktion – der Planung zu sein.

Seien wir uns bewusst: Kommunizieren wir über E-Mail, kommunizieren wir indirekt. Ich sehe und höre mein Gegenüber nicht. E-Mails sind darum für die Weitergabe von Informationen mit hoher Tragweite ungeeignet. Und schon gar nicht der Weg, um Konflikte auszutragen oder Dampf abzulassen. In geschäftlichen E-Mails sollten Sie darum stets sachlich bleiben. Und E-Mails so verfassen, dass auch eine breite Öffentlichkeit sie ohne Empörung ertragen könnte. Leider werden sie nämlich zu oft schneller weitergeleitet als gelesen.

Schnell, aber nicht hyperaktiv reagieren

Gerade weil sie so leicht weitergeleitet oder beantwortet werden können, ist der Anspruch hoch, dass umgehend auf E-Mails reagiert wird. Bevor Sie die Tastatur ins Visier nehmen, sollten Sie sich jedoch überlegen, ob überhaupt eine Antwort verlangt wird. Und zuallererst, ob die Zeit fürs Checken des Mailordners geeignet ist. Statt sich ständig vom Gepiepe eingehender Nachrichten unterbrechen zu lassen, sollten Sie für Ihre E-Mail-Korrespondenz feste Zeitfenster einplanen.

Wenn Sie auf E-Mails antworten, spielen Dringlichkeit und Wichtigkeit der Nachricht eine Rolle. David Bauer schlägt in seinem witzigen Buch «Kurzbefehl. Der Kompass für das digitale Leben» eine Matrix mit vier Handlungsempfehlungen vor:

In der Geschäftswelt sollten Sie auf Anfragen ohne Dringlichkeitsstatus innerhalb von 24 Stunden eine Reaktion erwarten dürfen. Sind Sie längere Zeit abwesend, sollte ein Autoresponder über Ihre Absenz informieren.

An mobile Leser denken

Es ist kein überraschender Befund, dass E-Mails zunehmend über mobile Geräte gelesen werden. Gemäss den «Customer Views of email marketing 2015» von BlueHornet checken 67,2% der Adressaten Ihren E-Mail-Ordner auch mit dem Smartphone.

Interessant ist aber, dass die Klickrate bei mobilen Geräten um bis zu 50% tiefer liegt als bei PC oder Laptop. Diese Zahl eruierte der deutsche E-Mail-Marketing-Anbieter Agnitas. Eine Erklärung dafür bietet der Nutzungskontext: Mails werden auf mobilen Geräten oft nur beiläufig gelesen. Man hat wenig Zeit, wird eher unterbrochen. Wenn verlinkte Inhalte dann nicht für kleine Bildschirme optimiert sind, ist das E-Mail schnell gelöscht. Konsequenz daraus: E-Mails sollten möglichst kurz sein – und verlinkte Inhalte auch auf dem Smartphone einwandfrei zugänglich. Darum arbeitet wirkungsvolles E-Mail-Marketing generell mit Webseiten, die für mobile Geräte optimiert sind.

Fortsetzung folgt

In meinem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie professionelle Business-E-Mails formal und sprachlich gestaltet werden sollten.