Wie wir eine Buchvernissage planen

Eine Vernissage erfüllt unterschiedliche Zwecke. Sie ist ein Fest. Ein neues Buch ist erschienen, und dieses freudige Ereignis soll gefeiert werden. Auf der anderen Seite gibt es natürlich auch wirtschaftliche Ziele. Im Fokus steht der Verkauf der Bücher. Bei einer Vernissage bietet der Verlag dem Autor oder der Autorin eine Plattform, um das Buch zu präsentieren und dadurch das Interesse und den Kaufreiz bei den Gästen zu wecken. 

Damit eine Vernissage gelingt, muss hinsichtlich Organisation, Ablauf und Unterhaltung einiges beachtet werden. Wir zeigen hier auf, wie wir vorgehen und welche Schritte uns wichtig erscheinen, damit Buch und Autor/in an einer Vernissage ins beste Licht gerückt werden. 
 

1. Terminfindung

Ein passender Termin ist die Basis für alle weiteren Punkte auf der Vernissage-Checkliste. Es braucht genügend Vorlaufzeit, um den Anlass in Ruhe planen und Publikum sowie Presse über die Veranstaltung informieren zu können. Es ist empfehlenswert, die Vernissage nahe am Erscheinungstermin des Buches festzulegen. Feiertage, lange Wochenenden oder gesellschaftliche Ereignisse wie etwa Wahlen, Messen oder grosse Sportveranstaltungen sollten umschifft werden. Das steigert die Chance auf höhere Besucherzahlen.
 

2. Wunschkonzept

Die Autorin oder der Autor sowie der Verlag haben konkrete Vorstellungen, wie die Vernissage ablaufen soll. Es ist wichtig, dass man sich vorab Gedanken über diese macht und sie bei einem gemeinsamen Gespräch konkretisiert:

• Wann und wo soll die Vernissage stattfinden?
• In welchem Rahmen soll sie sein?
• Wie sieht das Budget aus?
• Wer wird eingeladen? An wen richtet sich die Vernissage?
• Wer organisiert was?
• Wie viele Leute können minimal und maximal erwartet werden?
• Findet die Vernissage öffentlich oder im privaten Rahmen statt?
• Was sind die Programminhalte und wie sieht der Ablauf aus?
   

3. Location

Steht der Termin der Vernissage fest, machen Autor/in und wir uns auf die Suche nach der passenden Location. Es ist wichtig, auf eine zentrale Lage zu achten, damit die Location für alle gut erreichbar ist. Die Räumlichkeiten sollten eine angenehme Atmosphäre erzeugen und zum Buch, zur Thematik sowie zur Autorin oder zum Autor passen. Wir prüfen auch, ob je nach Anzahl erwartetem Publikum genügend Platz vorhanden ist. Weiter gilt es zu beachten:

• Bietet die Location Stühle sowie weiteres Mobiliar zur Benutzung an?
• Was ist an Technik vorhanden? Wer ist dafür zuständig? 
• Gibt es die Möglichkeit für einen Apéro? Gibt es vor Ort einen Caterer?
• Wo findet der Buchverkauf statt? Wer ist dafür verantwortlich?
   

4. Vermarktung

Sobald all diese Punkte geklärt sind, geht es darum, interessierte Personen auf die Vernissage aufmerksam zu machen. Dazu eignen sich Posts in den sozialen Medien, Kundennewsletter, persönliche Einladungen, persönliche Empfehlungen, Veranstaltungskalender, Flyer, Plakate usw.
 

5. Ablauf

Wir sagen uns jeweils: Ein gut organisierter Ablauf ist die halbe Miete und gibt Sicherheit. Mit einem interessanten und abwechslungsreichen Programm bieten wir dem Publikum mehr als «nur» die Präsentation eines Buches. Es muss eine persönliche Note haben, damit sich die Zuhörerinnen und Zuhörer angesprochen fühlen und angeregt werden. Wir beachten hier folgende Punkte:

• Was beinhalten Begrüssung und Einleitung?
• Welche Kapitel aus dem Buch werden vorgelesen?
• Welche persönlichen Inputs und Gedanken gibt der Autor preis?
• Sind Fragen aus dem Publikum erwünscht?
• Wie wird die Überleitung zu den anschliessenden Programmpunkten gestaltet?
• Wie wird der Buchverkauf organisiert?
• Wie läuft das Apéro ab?
• Wo, wann und wie lange wird signiert?
• Wie ist der gesamte zeitliche Rahmen?
   

6. Details

Neben den grossen Brocken gibt es einige Kleinigkeiten zu beachten:

• Apéro: Was wird angeboten? Gibt es auch Verpflegung für Allergiker und Vegetarier? Wird Alkohol ausgeschenkt oder nicht?
• Musik: Ist sie erwünscht? Wenn ja, welche, wann und wie laut? Live oder ab Band?
• Licht: Ist genügend davon vorhanden oder braucht es zusätzliche Lampen oder Scheinwerfer?
• Technik: Ist das notwendige Equipment da? Braucht es zusätzliche Mikrofone oder Headsets?
• Bilder: Wer ist für Fotos und Videos zuständig? Ist ein externer Fotograf erwünscht?
• Schlusspunkt: Wie soll die Vernissage beendet werden?
   

7. Nach der Vernissage

Nach der Vernissage ist uns ein Austausch zwischen Verlag und Autor wichtig. Wir prüfen, ob die definierten Zielsetzungen und Erwartungen erfüllt worden sind.

• Was war besonders gut, was hätte man anders/besser machen können?
• Welche externe Rückmeldungen zur Vernissage sind eingegangen?
• Wie sehen die nächsten Vermarktungsschritte (z.B. Lesungen) aus?

Sie verspüren ein Kribbeln und möchten auch mal eine Vernissage hautnah miterleben? Vielleicht nicht der einfachste, aber der sicherste Weg dazu ist – selbst ein Buch zu schreiben!