Database Publishing – Auf die Datenqualität kommt es an

Als Referentin begrüssten wir Claudia Roth, Marketingleiterin der Markus Hans Group. Diese umfasst vier Unternehmen (u.a. die bekannte Berndorf Luzern AG) und ist als Grosshändlerin in der Gastro- und Hotelleriebranche tätig. Sandra Roth berichtete über ein Projekt mit Brunner Medien: Relaunch Webseiten der vier Unternehmen, DAM, PIM, teilautomatisierte Katalogproduktion. Die Lancierung von zwei Webshops steht unmittelbar bevor.

Verwaltungsaufwand wurde immer grösser

Die Ausgangslage für dieses Projekt präsentierte sich komplex. Mit Fachhändlern, Wiederverkäufern und Endkunden aus Gastronomie und Haushalt bedient die Markus Hans Group zahlreiche Kundengruppen. 20’000 Katalogartikel und 1200 Produktserien von 160 Herstellern müssen verwaltet werden. Sandra Roth und ihr Team mussten Marketinginformationen wie Bilder und Texte jeweils individuell verwalten. Von Jahr zu Jahr wurde die Datenmenge grösser und das Verwalten der Drucksachen und Websites komplizierter und anspruchsvoller.

Zentrale Ablage für alle Informationen

Als geeignete Lösung erwies sich eine zentrale Datenbank für alle Marketinginformationen. Die Publikationen aller Firmen werden nun an einem Ort verwaltet. Dies erforderte den Aufbau einer einheitlichen Datenstruktur und eine hohe Qualität der Daten. Diese müssen sauber und konsistent sein und mit marketingrelevanten Informationen angereichert werden. Möglich geworden ist diese Prozessoptimierung durch das Erstellen einer zentralen Mediendatenbank für alle Artikel (DAM). 20’000 Bilder, Videos und PDFs sind nun zentral abgelegt und können für Websites, Mailings und Downloads verwendet werden.

Katalog wird halbautomatisiert produziert

Zum ERP der Markus Hans Group wurde eine Schnittstelle geschaffen und alle Basisartikel übernommen. Änderungen an den Daten sind nur noch an einer Stelle nötig, was Zeit und Kosten spart. Dank dieser Bereinigung und Optimierung der Daten kann die Markus Hans Group nun ihren Produktekatalog «Gastroflash» halbautomatisiert erstellen.

Struktur und Qualität der Daten sind entscheidend

Die Brunner-Experten Tobias Röllin, Technischer Leiter Vorstufe, und Stefan Huwiler, Applikationsentwickler, erläuterten den Zuhörerinnen und Zuhörern an Praxisbeispielen drei grundlegende Voraussetzungen für eine funktionierende Printausleitung, also eine automatisierte Erstellung geeigneter Drucksachen:

• Serienproduktion: Die Investition in Database Publishing lohnt sich bei periodisch erscheinenden Publikationen wie Produktkatalogen oder gedruckten Newsletters.
• Datenqualität: Die Daten müssen sauber und lückenlos in der zentralen Mediendatenbank eingepflegt sein. Bilder sollten eine gute Qualität aufweisen und korrekt den Produkten zugeordnet sein.
• Datenstruktur: Damit die Daten gruppiert und sortiert werden können, müssen sie kategorisiert sein.

Diese Voraussetzungen bringen es mit sich, dass Projekte mit automatisierten Produktionen immer bei der Optimierung der Datenqualität und Datenstruktur ansetzen.