PDF- und Print-Automatisierung für grosse NGO

Ausgangslage und Ziele

Comundo ist die grösste Schweizer NGO im Bereich personelle Entwicklungszusammenarbeit. Mit über hundert Fachleuten im weltweiten Einsatz leistet sie einen wichtigen Beitrag für mehr Bildung, bessere Gesundheit, Einkommens- und Ernährungssicherung, Menschenrechte und Klimaschutz.

Schwerfälliger Publikationsprozess

In Spenden-Rundbriefen informieren die Fachleute regelmässig über die aktuellen Projekte an ihren Standorten. Diese Rundbriefe wurden bis anhin in Word-Vorlagen erstellt. Die Entwürfe gingen per E-Mail an die Redaktion, das redigierte und korrigierte Dokument wurde wieder via E-Mail zurückgeschickt. Danach wurde manuell ein PDF erstellt und online veröffentlicht bzw. gedruckt. Dieser Ablauf war zeitaufwendig und fehleranfällig: Es gab keinen einheitlichen Workflow für den Redaktionsprozess und die Einhaltung der CI/CD-Vorgaben war schwer sicherzustellen. Das Erstellen der Dokumente in mehreren Sprachen war aufwendig, und da die Bild- und Textdaten nicht zentral organisiert waren, kam es zu Versionskonflikten oder Problemen mit Duplikaten und falscher Bildauflösung.

Der Webauftritt von Comundo war vor einiger Zeit durch die Brunner Medien AG komplett neu gestaltet worden. Bei diesem Schritt wurden auch die grossen Datenmengen (News, Veranstaltungen, Stellenanzeigen, Bilder, Videos, Projektbeschreibungen, Porträts von Teammitgliedern) systematisch zentral organisiert. Damit wurde die Kommunikation auf der Webseite stark erleichtert und auch das Generieren von Spenden und der Rekrutierungsprozess für neue Mitarbeitende sind nun vereinfacht. 

PDF automatisiert herstellen

Auf der Grundlage dieser bereits bestehenden Pimcore-Webplattform und den ideal organisierten Projektdaten war nun das nächste gewünschte Ziel die Automatisierung beim Erstellungsprozess der Rundbriefe. Das Erzeugen der PDFs sollte automatisiert ablaufen und das Endprodukt sollte CI/CD-konform sein und gleichbleibend hohe Qualität aufweisen.

Unsere Lösung

Sämtliche Daten (Infos zu Projekten und Fachpersonen, Bildmaterial usw.) sind bereits strukturiert im Pimcore-Backend im PIM/DAM-Bereich abgelegt und werden für die Ausgabe auf der Webseite genutzt. Diese Daten können nun ebenfalls für den Ausgabekanal PDF bzw. Print verwendet werden.

Pimcore bietet viel Flexibilität

In Zusammenarbeit mit der Webagentur authentiq wurden Templates programmiert, welche innerhalb von Pimcore mit dynamischen wie auch statischen Inhalten befüllt werden können. Diese Vorlagen ersetzen die bestehenden Word-Dokumente. Sie bieten viel Flexibilität, da verschiedene Bausteine einfach auf die Inhaltsseiten gezogen werden können. Gleichzeitig können die CI/CD-Vorgaben durch diese Layoutvorlagen gut eingehalten werden. Die Zuweisung von Content geschieht sehr einfach mittels «Drag & Drop» der entsprechenden Datenobjekte.

Die Erstellung eines Rundbriefs wurde als Workflow in Pimcore integriert und automatisiert. Sobald der Rundbrief durch die Fachperson erstellt ist, wird ein E-Mail an die Redaktion ausgelöst. Die Redaktorin oder der Redaktor gelangt über einen Link direkt zum Bearbeitungsmodus. Die Generierung der sprachspezifischen PDFs geschieht per Knopfdruck im Admin-Bereich. Auf der letzten Seite des Rundbriefs wird ein dynamisch generierter QR-Code eingefügt. Dieser führt auf die Landingpage des jeweiligen Projekts. Sobald alle Anpassungen und Korrekturen durchgeführt sind, kann der Rundbrief freigegeben werden. 

Effizienz ist nun garantiert

Bei der Freigabe wird die Fachperson automatisch per E-Mail informiert. Der Rundbrief wird auf der Webseite automatisch veröffentlicht, die PDF-Druckdaten stehen ebenfalls zum Download bereit. Um Druckdaten zu generieren, wurde PDFreactor verwendet.

Für Comundo resultiert aus dieser Automatisierung ein viel effizienterer Ablauf mit weniger Fehleranfälligkeit und weniger Frustpotenzial für die Mitarbeitenden. Der Auftritt in den Rundbriefen ist einheitlich und stets qualitativ hochwertig. Ausserdem entsteht so mehr Nähe zwischen den Print- und Web-Kanälen: Die Kommunikation geschieht über beide Kanäle visuell im gleichen, CI/CD-konformen Stil und durch die Verlinkung via QR-Code wird zusätzliche Nähe geschaffen.

«Wir sind sehr zufrieden mit Pimcore. Es ist stabil und zuverlässig und durch das zentrale Datenmanagement sind wir im ganzen Kommunikationsprozess viel effizienter.» 

Daniel Scherrer, Kommunikation/Marketing bei Comundo

Hier gehts zum Videostatement