QR-Rechnung löst Einzahlungsschein ab –

Was ist der Nutzen der QR-Rechnung?

• Einheitlicher Standard nach ISO 20022
• Mehr Daten können automatisch ausgetauscht werden
• Keine manuelle Bearbeitung mehr
• Keine unterschiedlichen Einzahlungsscheine (orange, rot) mehr
• 7 Sorten Einzahlungsscheine werden ersetzt
• Geringere Fehlerquote beim Einlesen der Rechnungen

Das nachfolgende Erklärvideo zeigt den Nutzen der geplanten Veränderung gut auf, auch wenn es schon etwas älteren Datums ist (eine Folge davon, dass der Einführungszeitpunkt mehrmals verschoben werden musste):
 

Youtube

Was braucht es, damit Sie die QR-Rechnung anwenden können?

Es sind Anpassungen bei der Kreditorensoftware und der Zahlungssoftware nötig. Zudem ist es sinnvoll, dass die Lesegeräte den QR-Code erkennen und die Daten automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen werden können. Dieses Erklärvideo gibt dazu einen kurzen Einblick:
 

Erklärfilm zur QR-Rechnung

Sind keine Einzahlungsschein-Vordrucke mehr nötig?

Grundsätzlich nicht, da die neue QR-Rechnung keine Hintergrundfarbe mehr haben darf. Jedoch muss der Zahlungsschein weiterhin das Format des früheren Einzahlungsscheines aufweisen: 210 mm × 105 mm. Es wird weiterhin eine Perforation für das Abtrennen des Zahlteils und des Empfangsscheins verlangt. Akzeptiert wird jedoch auch der Hinweis «Vor der Zahlung abtrennen» oder der Aufdruck eines Scherenzeichens.
 

Damit die QR-Rechnung aufbereitet werden kann, werden folgende Hinweise benötigt:

• Währung und Betrag
• Kontoangaben (IBAN)
• Zahlbar an (Begünstigter)
• Referenznummer, ist neu die 27-stellige QR-IBAN (früher ESR-Referenznummer)
• Zusätzliche Infos (früher Zahlungszweck)

Hat die neue QR-Rechnung Nachteile?

Wird ein Einzahlungsschein manuell ausgefüllt und am Postschalter einbezahlt, erfolgt für die manuell zu erfassenden Felder am Schalter eine Gebühr: 80 Rappen, wenn die Empfängeradresse, und zusätzlich 4 Rappen, wenn der Betrag durch die Poststelle erfasst werden muss. Der Betrag wird dem Empfänger als Spesen belastet.

Der Zahler kann beim Einzahlen am Postschalter manuell keinen Zahlungszweck mehr angeben (nur noch im E-Banking und Mobile-Banking möglich). Dies hat Nachteile für die vielen Non-Profit-Organisationen, die über die Zahlungszweck-Angabe bis anhin wichtige Infos für die Geldverwendung erhalten haben. Eine neue Lösung überlegen müssen sich auch KMU, die keine Buchhaltungssoftware haben. Es können keine Rechnungsnummern, Kundennummern oder andere Angaben mehr mitgegeben werden. 

Für Spendenmailings müssen neue «Aufmerksamkeitsmerkmale» definiert werden. Bis jetzt war sofort klar: Wenn ein oranger oder roter Einzahlungsschein dabei war, ging es um eine Spende. Zudem dürfen auf dem Zahlteil keine Logos (etwa das ZEWO-Logo) mehr aufgedruckt werden.

Fazit

So wie es aussieht, kann der Stichtag 30. Juni 2020 für die Einführung eingehalten werden. Heute noch werden an Post- und Bankschaltern täglich rund 1 Mio. Einzahlungsbelege verarbeitet. Wenn diese rationalisiert und in den E-Banking-Kanal verlagert werden können, resultiert eine grosse Effizienzsteigerung. Mit dem Verlangen einer Gebühr für manuelles Erfassen der QR-Rechnung will die Post diese Verlagerung forcieren.

Für die zahlreichen Spendenmailings besteht noch Unklarheit darüber, wie Zahlende künftig über den Verwendungszweck ihrer Spende informieren sollen und wie neue «Aufmerksamkeitsmerkmale» aussehen könnten. Hier gilt «kommt Zeit, kommt Rat». So lange kann der bestehende Spendenprozess beibehalten werden.

Für alle anderen Abwicklungen sind wir bereit, die neue QR-Rechnung ab dem 30. Juni 2020 aufzubereiten.

Und zu guter Letzt: Ergänzende und jeweils aktualisierte Informationen bietet die Website www.einfach-zahlen.ch.