5 Tipps, um Stolpersteine für Business-Mails zu umgehen

1) Sachlich sein und bleiben

Wurden Sie in einem E-Mail schon mal provoziert? Haben Sie sich über eines geärgert, weil Unwahres über Ihr Projekt verbreitet worden ist? So praktisch es für den schnellen Austausch im Geschäftsleben ist, das E-Mail kann eine tückische Form der Kommunikation sein. Erstens weil der Empfänger bloss Ihren Text erhält, ohne die zahlreichen nonverbalen Begleiter – Emotionen, Zwänge, Ihre Tagesform usw. – zu kennen. Was dazu führen kann, dass er Aussagen anders interpretiert, als Ihnen lieb ist. Zweitens weil Sie mit dem Versenden Ihres E-Mails zugleich auch die Kontrolle über Ihren Text mitschicken. Undiplomatische Botschaften machen so schnell die Runde und trüben Ihren guten Ruf. Darum sind für den E-Mail-Verkehr folgende Grundregeln sinnvoll:

1. Tragen Sie über E-Mail keine Konflikte aus.
2. Klappt der Austausch nicht anders als über ein schriftliches Medium: Lassen Sie die Fakten sprechen und trennen Sie Vorgänge und Personen voneinander.
3. Schreiben Sie niemals schlecht über eine Person – selbst wenn Sie guten Grund dazu hätten.
4. Kommunizieren Sie Persönliches auch persönlich: bei einem Telefonat, über Skype oder noch besser bei einem gemeinsamen Essen.
5. Und wenn Sie in einem E-Mail angeschwärzt werden: Hauen Sie nicht kopfüber eine Entgegnung in die Tasten; lassen Sie die Sache setzen und entscheiden Sie danach bewusst, wie Sie darauf reagieren wollen.

2) «AW»- und «WG»-Ketten aufbrechen

Dass wir E-Mails mit den Funktionen «Antworten» und «Weiterleiten» bequem beantworten beziehungsweise an einen erweiterten Empfängerkreis senden können, erleichtert die Abläufe und spart Zeit. Insofern sind sie gerade für administrative und organisatorische Arbeiten sehr nützlich. Leidig wird es, wenn beantwortete und weitergeleitete Nachrichten zu inhaltslosen Mail-Ketten anwachsen. Das Versenden der ganzen Mail-History macht nur Sinn, wenn ich als Leser über vorangegangene Mails unterrichtet sein muss, um das aktuelle Mail verstehen zu können. In diesem Fall sollte der Adressat auch explizit auf diese History verwiesen werden.

Abgesehen davon finden sich in Mail-Ketten auch Daten, die mancher vielleicht nicht derart breit gestreut haben will: Mail-Adressen, Versandzeitpunkte usw. Nicht zu reden von vertraulichen Inhalten, die leichtfertig verbreitet werden. Seien Sie also kritisch mit sich selber und wagen Sie es, E-Mail-Ketten zu durchbrechen.

3) Ab in die Wolken mit der Datenmasse

Wie viele Bytes dürfens denn sein? Gerade wenn im Rahmen von Projekten über E-Mails kommuniziert wird, werden nicht selten Dokumente oder Bilder verschickt, deren Daten schon mal im mehrfachen Megabyte-Bereich liegen. Welche Obergrenze für den Versand gilt, bestimmen einerseits die Mail-Anbieter, andrerseits die geschäftlichen Gepflogenheiten. Bei Gmail (Google) bringen Sie 25 MB eben noch durch, andere Dienste setzen das Limit bereits bei 15 oder 20 MB. Was aber technisch möglich ist, ist noch lange nicht immer anständig. Niemand freut sich, wenn sein Mailkonto zugepflastert wird. Daher werden 5 MB als maximale Grösse für Business-E-Mails propagiert.

Und was tun, wenn die Attachements grösser sind? Die E-Mails portionieren ist eine Scheinlösung. Damit werden Konten übers Ganze gesehen mit der gleichen Datenmenge gefüllt, einfach gestaffelt. Ein Ansatz könnte das Komprimieren der Dateien sein. Ein anderer, der die Qualität der Daten nicht mindert, die Wolke: Sie stellen Ihre Unterlagen in eine Cloud, auf die Ihr Adressat über das E-Mail zugreifen kann. Cloud-Dienste gibt es zuhauf, praktisch sind etwa One Drive von Microsoft, iCloud von Apple, Google Drive oder myCloud von Swisscom. Spannend könnten auch persönliche Cloud-Speicher sein, die für wenig Geld zu haben sind.

4) Die Frage nach dem Kleid – HTML oder Text-Mail?

Es gibt hierzu kein richtig und falsch. Je nach Inhalt und Empfänger des Mails fällt die Wahl auf HTML oder Plaintext. HTML-Mails können formatiert und mit gestalterischen Elementen angereichert werden. Sie benötigen jedoch mehr Speicherplatz. Ausserdem sind das problemlose Öffnen und die identische Darstellung vom Mail-Programm des Empfängers abhängig. Man vermutet, dass HTML beliebter ist, Text-Mails aber aufgrund der optimaleren Zustellbarkeit besser performen (siehe dazu einen Blogbeitrag auf HubSpot). Für den Geschäftsverkehr eignet sich das Text-Mail bestens – und meist genügt es auch. Bilder, Grafiken und andere Schönheiten können Sie problemlos in einem PDF im Anhang oder in der Cloud deponieren.

5) Drum prüfe, wer das E-Mail losschickt ...

Zum Abschluss drei simple Handgriffe, um Peinlichkeiten und/oder Ehrenrunden zu vermeiden:

• Lesen Sie Ihr E-Mail nochmals durch, bevor Sie es wegschicken.
• Prüfen Sie, ob alle und die richtigen Attachements angefügt sind.
• Füllen Sie Adresse und Betreffzeile bei neu erstellten Mails erst unmittelbar vor dem Versand ein. Sie verhindern damit, dass Ihnen das E-Mail durch Schusseligkeit oder in der Hektik frühzeitig abgeht.

Bereits erschienen

Dieser dritte Teil schliesst die Serie über Business-Mails ab. Bereits erschienen sind die Beiträge «Wie Sie E-Mails professionell in Ihrem Geschäftsalltag einsetzen» (Teil 1) und «Welche formalen Aspekte Sie bei E-Mails beachten sollten» (Teil 2).