Publikationen automatisiert herstellen –

Wo pflegen Sie in Ihrem Unternehmen die Daten Ihrer Produkte? Im ERP? Das ist eine gute Basis. In einer Excel-Tabelle? Kann funktionieren, wenn sie sehr gewissenhaft geführt wird. Im Web-CMS? Sehr gut. In einem PIM? Hervorragend! Im Normalfall haben Sie in einem PIM optimale Voraussetzungen, um Ihre Produktedaten konsistent zu führen. Aber auch alle anderen genannten Quellen (und noch weitere) können je nach Anforderung geeignet sein für eine Printumsetzung.

Von den rohen Daten zum Druck-PDF

Grundsätzlich gibt es zwei Vorgehensweisen, wie Sie von Ihrer Datenquelle zu einem gestalteten Druck-PDF gelangen können.

Variante 1: Von den Rohdaten direkt zum Druck-PDF
Mit bestehenden Web-Technologien (XML, HTML, CSS …) lassen sich Druck-PDFs auf direktem Weg erzeugen. Hier ist oft von «CSS Paged Media» oder «Print CSS» die Rede. Dieses Verfahren wird meist angewendet, wenn PDFs direkt innerhalb einer Web-Applikation (z. B. in einem Web-CMS oder einem PIM) erzeugt werden können. Innerhalb der Applikation ist eine Softwarekomponente nötig, die aus dem Code ein druckbares PDF erzeugen kann (PDF rendering engine).

Variante 2: Von den Rohdaten via Layoutsoftware zum Druck-PDF
Bei dieser Variante hängen wir eine Layoutsoftware zwischen die Daten und das PDF. In den meisten Fällen wird dafür ein alter Bekannter verwendet: Adobe InDesign. InDesign für sich kann aber nur beschränkt mit externen Datenquellen umgehen. Damit es die Daten entgegennehmen und automatisiert Layoutelemente generieren kann, wird ein Plug-in von einem Dritthersteller verwendet. Wir verwenden EasyCatalog von 65bit, ein breit einsetzbares Produkt mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Was kann nun das Plug-in, das mit InDesign nicht oder nur eingeschränkt geht?

• Datensätze gruppieren und sortieren
• Direkt auf Datenbanken (via URL …) zugreifen
• Daten umformen (z. B. Preisberechnungen, Datensätze kombinieren …)
• Bilder direkt herunterladen und im Layout platzieren
• Unterschiedliche Layoutvorlagen (teil-)automatisiert abfüllen
• Platzierte Inhalte automatisch aktualisieren, wenn die Datenquelle ändert

InDesign versus Web-Applikation

In welchen Fällen setzen wir nun eine in sich geschlossene Webapplikation ein und wann InDesign? Das lässt sich nicht so einfach beantworten, weil es immer von einer Vielzahl von Faktoren abhängig ist (siehe auch meine Ausführungen in Teil 1 zu diesem Thema). Bei unseren Kundenprojekten legen wir in einem Workshop die Anforderungen und Ziele fest, woraus sich dann die ideale Vorgehensweise ableiten lässt. Folgende Tabelle kann eine Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung sein:

Vorteile und Nutzen eines Database-Publishing-Projektes

• Sicherheit: weniger Fehleranfälligkeit durch Nutzung einer fixen Datenquelle
• Schneller am Ziel
• Mittelfristig Kostenvorteil
• Kürzere Produktionszeit
• Einheitliches CI durch fix definierte Templates
• Mehrfachnutzung einer Datenquelle
• Vereinfachung des Produktionsprozesses

Fazit

Aus Erfahrung mit einigen umgesetzten Kundenprojekten kann ich sagen, dass sich der initial höhere Aufwand schnell lohnt, wenn Sie regelmässig Printpublikationen erstellen. Ganz wichtig ist, das Datenthema nie aus den Augen zu verlieren, denn richtig schön wird es, wenn Sie mit den gleichen Daten nicht nur Print, sondern auch Ihren Webshop und weitere Kanäle füttern können! Fragen Sie bei uns nach, wir zeigen Ihnen gerne einige Praxisbeispiele.