Wie Sie mit einfachen Techniken

Vor rund einem Jahr wurde uns die Möglichkeit geboten, an einem internen Workshop zum Thema «Arbeitstechnik und Zeitmanagement» unter professioneller Führung von Andy Gilgen von Knüsel Training AG teilzunehmen. In meiner Rolle als Web-Supporter und Projektleiter konnte ich dem natürlich nicht widerstehen: Zu gut kenne ich die Situation, mit Anfragen, Hilfestellungen und Projektthemen gleichzeitig konfrontiert zu werden. Dann noch schnell der Kollegin was zeigen – «und plötzlich ist es Abend geworden». Ich freute mich also darauf, neue Techniken und Tricks kennenzulernen, die mir dabei helfen, den Alltag besser strukturieren zu können. Heute, nach einem Jahr, ziehe ich Bilanz. Ich erläutere einige Tricks, die sich für mich als sehr praktikabel und nützlich herausgestellt haben.

«Verbindlich sein mit sich selbst» – oder die Kunst, sich selbst realistisch zu fordern

Aus meiner Sicht ist dies einer der Kernaspekte zum Thema Zeitmanagement. Und zugleich eine Vorgabe, die schwierig umzusetzen ist: Aufwände für Aufgaben realistisch einzuplanen und sich nicht davon verleiten zu lassen, dass man «hie und da ja etwas weniger Zeit benötigt hat» und man das «irgendwie schon noch dazwischenschieben kann». Ob es sich bei der Aufgabe um ein Meeting, eine Konzeption, eine Produktion, eine Abklärung oder etwas anderes handelt, spielt keine Rolle. Es geht darum, jeder Arbeit in der Planung die Zeit, die man zur Durchführung benötigt, im Voraus zu reservieren. Dabei ist es psychologisch geschickt, sich eher etwas mehr Zeit einzuplanen. Bin ich dann schneller, steht für die nächste Aufgabe mehr Zeit zur Verfügung.

Im Wort «Enttäuschung» steckt das Wort «Täuschung», wurde uns beigebracht. Genau darum geht es: sich selbst nicht zu täuschen und das damit verbundene Gefühl der Ohnmacht und Überforderung zu verhindern.

Ich versuche das so zu lösen, dass ich mir bestimmte Aufgaben, die ich erledigen will, am Tag fix einplane. Koste es, was es wolle! Dazwischen rechne ich jedoch mit Lücken, die ich mir mit kurzfristigen Arbeiten füllen kann. Auch wenn ich alle anderen Arbeiten liegen lassen muss: Die mir wichtigen Aufgaben sind am Ende des Tages erledigt. Alles Weitere ist Zusatz.

Das Sofort-Prinzip

«Sofort» bezieht sich auf sofort entscheiden. Nichts ist hinderlicher am Weiterkommen als eine überfällige Entscheidung. Es geht nicht darum, eine Aufgabe immer umgehend zu erledigen, sondern sofort zu entscheiden, ob und wann diese erledigt werden kann.

«Tue es nicht!» – Entsorgen

Aufgaben, die an mich gelangen, aber nicht von mir ausgeführt werden müssen, «entsorge» ich sofort. Aber Achtung: Es geht es nicht darum, die eigene Pendenzenliste mit möglichst wenig Aufwand kurz werden zu lassen. Die Empfehlung hilft vor allem dem Typ Mensch, der sich mit Neinsagen schwertut, sich mit allerlei belädt und am Ende keine Zeit für die eigenen Arbeiten mehr hat. 

«Tue es sofort!» – 3-Minuten-Regel

Alle Arbeiten, dieinnerhalb von drei Minuten erledigt werden können, sofort umsetzen. Dazu gehört jede Art von Aufgabe: etwas selbst erledigen, delegieren, ablegen usw. Auch hier ein Aber: Behalten Sie die vorgenommenen Tagesziele im Hinterkopf. Nicht dass der ganze Tag dazu dient, alle kleinen Aufgaben zu erledigen.

«Tue es später!» – Planen

Planen Sie die Erledigung der Aufgabe ein. Seien Sie dabei aber – wie oben beschrieben – realistisch und versuchen Sie, den Plan verbindlich einzuhalten.

«Eat the frog»

Wörtlich übersetzt: Iss den Frosch. Sinngemäss übersetzt: Kümmere dich um die Aufgaben, die dir Selbstüberwindung abverlangen. Und am besten zu der Tageszeit, in der du dazu am ehesten bereit bist und die Kraft dazu aufwenden kannst und willst. Bei mir ist das der Morgen. Wenn ich solche Arbeiten auf den Nachmittag aufschiebe, weiss ich mit grosser Wahrscheinlichkeit, dass ich sie wieder in die Hand nehmen muss, um sie erneut einplanen zu müssen. Das wiederum kostet Zeit, Kraft und verursacht dazu noch ein schlechtes Gewissen – was sich schliesslich negativ auf die Arbeitsmoral auswirkt. Deshalb: einplanen und verbindlich umsetzen.

Abschluss-Ritual: Den Arbeitstag abschliessen, bevor man das Büro verlässt

Nach getaner Arbeit am Abend nehme ich mir fünf Minuten Zeit und schaue, was ich mir für den morgigen Tag eingeplant habe. Und dann ist Schluss! Ab jetzt versuche ich mir konsequent keine Gedanken mehr zu den morgigen Aufgaben zu machen. Anschliessend räume ich meine Unterlagen auf, wasche meine Kaffeetasse aus und mache mich auf den Heimweg. Dieses kleine Ritual hilft mir sehr dabei, den Arbeitstag – auch wenn er hektisch war oder ich nicht alles Eingeplante abarbeiten konnte – gut abzuschliessen.

Fazit

Nach einem Jahr «unter Beobachtung und Einhaltung der Methoden» glaube ich, dass effektives Zeitmanagement sehr viel mit Psychologie zu tun hat. Es gibt unzählige Tipps und Tricks, Methoden, Raster, Tools und Listen, um sich die Arbeit einzuteilen und das Arbeiten zu erleichtern. Was ich jedoch an mir beobachtet habe – und was mich ehrlich erstaunt hat –, ist die Wirkung des persönlichen Gefühls: Es hat sich für mich bestätigt, dass die Qualität sowie die Menge der Aufgaben, die ich leisten kann, sehr stark damit zusammenhängen, wie mein Wohlbefinden vor, während und nach der Arbeit ist.

Dabei geht es nicht darum, ob ich eine Arbeit gerne mache oder nicht, sondern darum, ob ich mir des Umfangs und der (un)realistischen Planung der vorausliegenden Arbeiten bewusst bin oder ob ich mich selbst belüge und den Schwindel dann zu spät in aller Konsequenz erfahren werde. Sicherlich lassen sich damit niemals alle Probleme in der Planung ausschalten, aber es gibt mir eine gewisse Stabilität, einen Leitfaden, wie ich idealerweise vorgehen möchte, um die gröbsten Planungskollisionen ausschliessen zu können.

Und nun sind Sie dran: Welche Erfahrungen machen Sie im Alltag mit Zeitmanagement und Arbeitstechniken? Was hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten? Was hilft Ihnen, komplexe Planungen zu meistern? Teilen Sie mit uns Ihre Gedanken und Anregungen.